เมื่อเปิดเครื่อง คอมพิวเตอร์ เพื่อใช้งาน จะพบว่า ไม่สามารถสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สามารถเข้าใจภาษาที่สั่งลงไป ดังนั้นจึงต้องมีการพัฒนาตัวกลาง เพื่อใช้ในการติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า "ซอฟต์แวร์"

ตัวอย่างซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ เช่น วินโดยว์ ๙๕ และซอฟต์แวร์ระบบงาน เช่น Excel, Word ฯลฯ

            ซอฟต์แวร์มีหลายประเภท แต่ซอฟต์แวร์ประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไปในสำนักงานมีด้วยกัน ๒ ประเภทใหญ่ๆ คือ ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ (System Software) และซอฟต์แวร์ระบบงาน (Application Software)

            ซอฟต์แวร์ควบ คุมระบบ คือ โปรแกรมที่จำเป็น ตั้งแต่เริ่มเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้น

            มาครั้งแรก เรียกว่า ระบบปฏิบัติการ (Operating System) ระหว่างที่เครื่องคอมพิวเตอร์เปิดใช้งานอยู่ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะทำงานประสานกับซอฟต์แวร์ระบบงาน

            ซอฟต์แวร์ระบบ งาน คือ กลุ่มของโปรแกรมที่ให้เครื่องประมวลผลเฉพาะงาน ซอฟต์แวร์ระบบงานแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ระบบงานที่พัฒนาขึ้นเอง และซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูป

การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด

เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ

            ปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูปที่น่าสนใจ สำหรับการทำงาน ในสำนักงานมีหลายประเภท แต่ละประเภทช่วยแก้ปัญหาการทำงานต่างๆ ในสำนักงาน เช่น ความล่าช้าในการพิมพ์เอกสาร ความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบ การคำนวณทำบัญชี และการนำเสนอข้อมูล เป็นต้น

ปัญหา เกี่ยวกับการพิมพ์เอกสาร

            เดิมเครื่อง มือที่ใช้พิมพ์เอกสารภายในหน่วยงานคือ เครื่องพิมพ์ดีด ถ้าใครเคยใช้เครื่องพิมพ์ดีด ก็คงพอจะเข้าใจถึงปัญหา และขีดความสามารถที่จำกัดของเครื่องพิมพ์ดีดได้เป็นอย่างดี เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีด เมื่อพิมพ์ผิด จะต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ ตั้งแต่บรรทัดแรกซ้ำอีกครั้ง จนกว่าจะได้เอกสารที่ถูกต้อง หรือใช้น้ำยาลบคำผิดป้ายในตำแหน่งที่พิมพ์ผิดเล็กน้อย นอกจากนี้ แล้ว เอกสารที่พิมพ์ด้วย เครื่องพิมพ์ดีดจะมีลักษณะที่เรียบง่าย ตัวอักษรที่พิมพ์จะมีขนาด สี และรูปแบบเหมือนกันทุกตัว การพิมพ์ในแต่ละย่อหน้า ผู้พิมพ์จะต้องจัดระยะของบรรทัด และย่อหน้าเอง เอกสารที่ได้ จึงไม่เป็นระเบียบ การสร้างตาราง ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ก็สร้างได้ยากด้วยเช่นกัน

การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด

เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ

            นอกจากนี้ การทำเอกสารที่มีข้อความซ้ำกันหลายๆ ฉบับ เช่น การทำจดหมายเวียน จะต้องคอยพิมพ์แก้ไขชื่อผู้รับ หรือข้อมูลอื่นๆ ในจดหมายทุกๆ ฉบับ ซึ่งสิ้นเปลืองเวลามาก จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า การใช้เครื่องพิมพ์เอกสารนั้น ไม่เหมาะกับปริมาณงานเอกสาร ในปัจจุบันอีกต่อไป

            การ แก้ปัญหาด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์นั้น เป็นโปรแกรมที่ใช้เป็นเครื่องมือช่วยทำงานเอกสารได้ดี เช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ หรือแม้แต่สร้างสิ่งตีพิมพ์ เช่น หนังสือวารสาร โปรแกรมนี้จะช่วยลดปัญหาการทำซ้ำ พิมพ์ซ้ำ และยังได้เอกสารที่เป็นระเบียบสวยงามอีกด้วย

ปัญหา เกี่ยวกับการคำนวณ

            เมื่อเรา ต้องจัดทำรายงาน ที่มีการคำนวณเข้ามาเกี่ยวข้องนับได้ว่า เป็นเรื่องยุ่งยากพอสมควร หากผู้จัดทำ มีการแก้ไขข้อมูลตัวเลขที่ใดที่หนึ่ง ก็จะทำให้ต้องมีการคำนวณใหม่ทั้งหมด แล้วจึงจัดพิมพ์รายงานใหม่อีกครั้ง ดังนั้น การทำบัญชีจึงต้องใช้เวลามาก

ตัวอย่างแสดงการคำนวณรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ

            การ แก้ปัญหาในกรณีนี้ ทำได้โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมสเปรดชีท ซึ่งจะนำมาประยุกต์ใช้กับงานต่างๆ เช่น การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน ดังรูป

            เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูล บางรายการ แผ่นตารางทำการ จะช่วยในการคำนวณผลรวมใหม่ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อมีค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนแปลงไป ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องคำนวณเอง อีกทั้งสามารถใส่สูตรในการคำนวณ สำหรับการคำนวณ ที่ยุ่งยากซับซ้อนได้ และสามารถนำเสนอข้อมูล ในรูปกราฟได้อีกด้วย

ปัญหา เกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

            ในสำนัก งานจะมีเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่เป็นจำนวนมาก เอกสารบางส่วนถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร บางส่วนวางอยู่บนโต๊ะทำงาน หากต้องการค้นหาเอกสารสักฉบับ แต่เอกสารเหล่านั้น ไม่ได้มีการจัดเก็บอย่างมีระบบ ก็ต้องใช้เวลาค้นหากันนาน กว่าจะได้เอกสารที่ต้องการ นอกจากนี้ เอกสารที่ต้องจัดเก็บ ก็มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่ไม่เพียงพอ จึงต้องเพิ่มจำนวนตู้เก็บเอกสารขึ้นเรื่อยๆ เช่นกัน

            การ แก้ปัญหาสามารถทำได้ โดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล ซึ่งสามารถจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ จึงช่วยประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ อีกทั้งประหยัดเวลาในการค้นหา เพราะโปรแกรมสามารถเรียงลำดับข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานได้มากขึ้น ง่ายต่อการเรียกใช้งาน และช่วยให้ได้ข้อมูลตามความต้องการอย่างรวดเร็ว

แสดงการเปรียบเทียบการเก็บเอกสารในรูปแบบเดิมที่ใช้ตู้ ซึ่งใช้เนื้อที่ในการเก็บ

มากกว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการเก็บ

ปัญหาเกี่ยวกับการนำเสนอข้อมูล

            วิธี การนำเสนอข้อมูลที่เราคุ้นเคยที่สุดคือ การเรียนการสอนในชั้นเรียน ในชั้นอนุบาล หรือประถมศึกษา เครื่องมือช่วยสอนของครูคือ กระดานดำ ชอล์ก และสื่อการเรียนการสอนที่เป็นกระดาษ ซึ่งแต่งแต้มด้วยรูปภาพ ที่ระบายสีอย่างสวยงาม แต่ในชั้นเรียนระดับมัธยมศึกษา และอุดมศึกษา จะมีอุปกรณ์แบบใหม่ที่นำมาใช้แทนกระดานดำ นั่นคือ กระดานสีขาวที่นิยมเรียกกันว่า ไวท์บอร์ด (White Board) ซึ่งใช้ปากกาหมึกสี สำหรับเขียนแทนการใช้ชอล์ก แต่ทั้งสองวิธีที่กล่าวมานั้น ยังเป็นการนำเสนอข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพราะนอกจากครูจะสูดฝุ่นละอองของชอล์กแล้ว ยังต้องดมกลิ่นเหม็นๆ ของปากกาที่ใช้เขียนบนไวท์บอร์ดอีกด้วย และที่สำคัญคือ ครูไม่สามารถเตรียมอุปกรณ์ที่จะใช้สอนได้ล่วงหน้า จึงทำให้ต้องเสียเวลาสอนในห้องเรียน เพราะครูต้องเขียนอธิบายทีละบรรทัด